PRIVACYVERKLARING WERKNEMERS

Dit is de privacyverklaring met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van werknemers van het BeweegBuro B.V., statutair gevestigd te Tilburg, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66372089 en kantoorhoudende te Goirkestraat 19, 5046 GC Tilburg (postadres: postbus 1096, 5004 BB Tilburg). Het BeweegBuro B.V. (hierna: ‘het BeweegBuro’) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Jouw privacy is voor ons heel belangrijk. Wij doen ons uiterste best om je gegevens te beschermen.

1.       PERSOONSGEGEVENS DIE DOOR ONS WORDEN VERWERKT & GRONDSLAG

Wij verwerken persoonsgegevens van jou als je bij ons in dienst treedt en gedurende je dienstverband. Wij kunnen je curriculum vitae, sollicitatiebrief en kopieën/scans van je identiteitsbewijs, diploma(‘s), certificaten en Verklaring Omtrent Gedrag bewaren. Dat gebeurt doorgaans in een personeelsdossier. De persoonsgegevens die door ons worden verwerkt zijn onder meer:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum en geboorteplaats
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• BSN
• Nationaliteit
• Huwelijkse staat
• Opleiding & arbeidsverleden
• Gegevens met betrekking tot verzuim

De hiervoor bedoelde gegevens worden verwerkt omdat:

Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst

• om contact met je te kunnen hebben in de breedste zin van het woord (dit kan werkgerelateerde correspondentie zijn, nieuwsbrieven, felicitaties bij verjaardagen of andere gelegenheden, communicatie met betrekking tot verzuim, etc.
• om je te kunnen inroosteren
• om je te kunnen uitbetalen
• om te kunnen reageren op vragen/opmerkingen met betrekking tot je dienstverband
• etc.

Wij hiertoe verplicht zijn

• wij zijn wettelijk verplicht een administratie te voeren en kopieën van identiteitsbewijzen, loonheffingformulieren en salarisadministratie te bewaren.

Het noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen

• wij dienen een personeelsadministratie te voeren omdat dat noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten, we moeten immers:
  • contact met je kunnen hebben
  • je kunnen inroosteren
  • je kunnen uitbetalen
  • kunnen reageren op vragen/opmerkingen van jou
  • etc.
• wij beschikken over keurmerken (SNA, CRKBO) waarvoor het vereist is dat wij een deugdelijke administratie voeren op basis waarvan gecontroleerd kan worden dat wij ons houden aan eisen met betrekking tot onder meer identificatie van werknemers, salarisadministratie en arbeidsovereenkomsten
• wij moeten in staat zijn om onze verplichtingen in het kader van verzuim en re-integratie na te leven en daarvoor is vereist dat wij persoonsgegevens verwerken

Ingeval van ziekte zullen wij niet vragen naar de aard en/of de oorzaak van de ziekte of naar je mogelijkheden en beperkingen. Wij kunnen wel de volgende gegevens vragen en registreren:

• het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent en je (verpleeg)adres;
• datum ziekmelding en vermoedelijke duur van het verzuim;
• lopende afspraken en werkzaamheden;
• of je onder een vangnetbepaling valt;
• of de ziekte verband houdt met een ongeval;
• of sprake is van een verkeersongeval waarbij mogelijk een derde betrokken is (in verband met regresmogelijkheid).

Wanneer de bedrijfsarts wordt ingeschakeld mag deze bepaalde gegevens aan ons verstrekken voor zover deze noodzakelijk zijn voor de loondoorbetalingsverplichting en/of re-integratie/verzuimbegeleiding. Ook die gegevens worden door ons verwerkt. Wanneer de verzuimperiode is geëindigd wordt door ons de datum van herstel en de duur van de ziekteperiode geregistreerd. Wij volgen in dit kader steeds de toepasselijke beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden en zullen deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Om onze diensten te kunnen leveren, kunnen persoonsgegevens van jou verstrekt worden aan onze opdrachtgever(s). Dit is nodig omdat de opdrachtgever moet weten wie de werkzaamheden zal verrichten en hij in staat moet zijn om direct contact met je te hebben indien nodig. Bovendien gelden er wettelijke verplichtingen op grond waarvan de opdrachtgever moet beschikken over persoonsgegevens van jou voor zover je bij of namens hen werkzaamheden verricht. Het kan daarbij gaan om een kopie/scan van je Verklaring Omtrent het Gedrag, je identiteitsbewijs en diploma.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (niet zijnde onze opdrachtgevers of relaties), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Het BeweegBuro blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

2.      BEWAARTERMIJN
De gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen worden door ons gedurende de daarvoor geldende termijn bewaard (dat is ten tijde van het opstellen van deze privacyverklaring gedurende het dienstverband en vijf jaar nadat het dienstverband is geëindigd). Daarna worden deze gegevens verwijderd.

Overige gegevens worden gedurende het dienstverband bewaard en tot maximaal twee jaar nadat het dienstverband is geëindigd. Daarna worden deze gegevens verwijderd. Verzuimgegevens van een ex-werknemer worden zo nodig langer bewaard als sprake is van een arbeidsconflict of geschil over het verzuim, de (toekenning van een) arbeidsongeschiktheidsuitkering of anderszins, conform de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens.

3.      GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door het BeweegBuro en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@beweegburo.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek. Wij wijzen je er tevens op dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons).

4.     BEVEILIGING
Het BeweegBuro neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming (max.posthumus@beweegburo.nl of 013-889 81 11).

5.      COOKIES EN VERGELIJKBARE TECHNIEKEN
Bij gebruik van onze website (www.beweegburo.nl) wordt gebruik gemaakt van technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Voor het versturen van nieuwsbrieven en enquêtes kan door ons gebruik gemaakt worden van onlineapplicaties van derden (zoals bijvoorbeeld MailChimp en SurveyMonkey). Deze applicaties maken gebruik van cookies ten behoeve van gebruikersstatistieken waardoor wij onze communicatie kunnen blijven verbeteren en relevante content kunnen blijven bieden. Je kunt je altijd afmelden voor onze mailings. Ook kun je je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. De ontwikkelaars van de onlineapplicaties die wij gebruiken verwerken je persoonsgegevens conform de door hen opgestelde privacyverklaringen. Deze zijn te vinden op hun websites.

6.      GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING
Het BeweegBuro neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

7.      DATALEKKEN
Datalekken worden door ons tijdig en op passende wijze aangepakt. De verplichte mededeling aan de Autoriteit Persoonsgegevens en in voorkomende gevallen de betrokkene is daar een uitwerking van. Onder ‘datalek’ wordt verstaan een daadwerkelijke inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens. Ieder datalek wordt door ons aan de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de daarvoor geldende termijn gemeld, met uitzondering van datalekken waarbij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. Indien wij hebben vastgesteld dat de inbreuk op persoonsgegevens een hoog risico voor de betrokkene(n) inhoudt, zullen wij aan de betrokkene(n) onverwijld mededelen dat er sprake is geweest van een inbreuk in verband met persoonsgegevens tenzij wij daartoe niet gehouden zijn op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving en/of beleidsregels. Een datalek wordt door ons gedocumenteerd in een overzicht waarin de feiten omtrent de inbreuk, de gevolgen ervan en de genomen corrigerende maatregelen worden opgenomen.

8.     WIJZIGINGEN
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving. Steeds is de meest recente versie van toepassing. Deze wordt op gebruikelijke wijze ter beschikking gesteld.